Projectvoorstel
Opgesteld voor Het Rottumhuys
Datum: Oktober 2025
A. Onze Samenwerkingsfilosofie
Hi Team Rottumhuys!
Bedankt voor het prettige kennismakingsgesprek en de gelegenheid om Odoo en MAKEMYDAY aan jullie te presenteren. Wij zijn erg enthousiast over de mogelijkheid om jullie te assisteren bij de Odoo implementatie.
Wij geloven in het bouwen van long-term partnerships die betaalbare, uitgebreide en duurzame oplossingen bieden. In het kader van deze filosofie, kiezen wij ervoor om niet direct een gedetailleerde schatting voor het hele project te geven.
In plaats daarvan stellen wij een "" voor waarin we gezamenlijk jullie wensen en must-haves in kaart brengen.
Met deze initiële investering voorkomen we toekomstige verrassingen en extra of onnodige kosten. Hierdoor kunnen wij de best mogelijke, op maat gemaakte oplossing leveren, gebouwd op een solide basis van duidelijke afspraken.
Wij zijn ervan overtuigd dat de inventarisatiefase de beste koers bepaalt om jullie Odoo implementatie tot een succes te maken!
Met vriendelijke groet,
Team MAKEMYDAY.BIZ
B. Onze 'Discovery-First' Aanpak
Voordat we ons volledig vastbijten in de implementatie, is het belangrijk om meer inzicht te krijgen in jullie specifieke bedrijfsprocessen.
We richten ons allereerst op de Sales & Boekhouding en het minimum viable product (MVP) zoals besproken. In onze Discovery & Planning Fase duiken we dieper in de specifieke vereisten.
Het doel van deze eerste fase is om direct met jullie team samen te werken om een projectplan op te leveren. Zo zorgen we er samen voor dat we met vertrouwen werken aan een stabiele en toekomstbestendige oplossing.
Wat levert Fase 1 op:
- Vermindert Projectrisico's: We identificeren technische en operationele uitdagingen voordat ze kostbare problemen worden.
- Verdere Budgettering van de Implementatie fase: Deze fase sluit af met de verdere budgettering van de Implementatie fase voor de MVP. Geen verrassingen of budgetoverschrijdingen.
- Data-Analyse: We beoordelen jullie huidige datastructuur om de inspanning voor een migratie van kerngegevens te bepalen.
- Resource Afstemming: We schatten de benodigde beschikbaarheid van zowel jullie team als het onze in, wat resulteert in een realistische planning.
C. Fase 1: Discovery & Planning Phase
Dit is de formele offerte voor de eerste, vereiste inventarisatiefase.
Activiteiten & Proces:
- On-Site Workshops (10 uur - 2 x halve dag): We plannen twee workshops met jullie belangrijkste teamleden (management, verkoop, administratie) bij jullie op locatie.
- Proces- en Behoefteanalyse: We brengen jullie huidige processen voor verkoop, facturatie en financiële administratie in kaart.
- Data-Analyse: We beoordelen de datastructuur om de kwaliteit en inspanning voor een (lite) migratie te bepalen.
- Vereisten: We doorlopen alle "must-have" en "nice-to-have" functies om de scope te bepalen.
- Interne Analyse & Blueprinting (10 uur): Ons team verwerkt alle bevindingen in een projectplan.
Wat levert dit op:
- Een Project plan met verantwoordelijkheden en mijlpalen.
- Verdere Budgettering van de Implementatie fase: voor de volledige "MVP Implementatie" (Fase 2).
- Advies Odoo SH Licenties: Een op maat gemaakt licentievoorstel voor Het Rottumhuys. (Licenties worden direct bij Odoo afgenomen. Makemyday.biz assisteert bij de juiste selectie.)
D. Initiële Investering: Discovery & Planning Phase
Wij offreren een vast, vooraf betaald pakket voor deze Discovery & Planning Phase, gebaseerd op de onderstaande uren.
| Service | Uren | Tarief (USD) | Totaal (USD) |
|---|---|---|---|
| On-Site Workshops (2 x halve dag) (Input van jullie Team) | 10 | $115.00 / hr | $1,150.00 |
| Interne Analyse & Blueprinting (MMD Team) | 10 | $115.00 / hr | $1,150.00 |
| Totaal Investering (Fase 1) | $2,300.00 | ||
Dit pakket wordt vooraf gefactureerd om onze beschikbaarheid te garanderen. Jullie kunnen de gebruikte uren altijd volgen in de klantenportaal van MAKEMYDAY.BIZ.
E. Implementatie Fase (Onder Voorbehoud)
Cruciale Opmerking: Alleen voor Budgettering
Deze bedragen zijn ruwe schattingen en geen definitieve offerte. Het primaire doel van de is om deze taken te analyseren, de scope te bepalen en een vaste offerte op te stellen.
Fase 2: MVP Implementatie (Sales & Boekhouding)
- Algemene Inrichting Odoo (10 uur): De basisconfiguratie van Odoo met de bedrijfsgegevens en opmaak en aanschaf van de licenties.
- Processen & Inrichting Boekhouding (20 uur): Opzet van Rekeningschema (Chart of Accounts), ob-instellingen, journalen, dagboeken en bank instellingen.
- Processen & Inrichting Sales (20 uur): Configuratie van de verkoopflow, beheer van producten en diensten, offertes en directe facturatie.
- Data Migratie (Lite): Import van kerngegevens (contacten, openstaande posten, productlijst indien van toepassing).
- Core Integraties: Standaard koppelingen (bankimport, e-mail/agenda) indien van toepassing.
Implementatie Fase 3: Training & Documentatie (Hoofdlijnen)
- Training (Management & Gebruikers) (15 uur): Training op hoog niveau voor management en gedetailleerde end-user training voor medewerkers.
- Assistentie Documentatie (5 uur): Assistentie bij het opstellen van een operationeel handboek voor de Rottumhuys-processen in Odoo.
Implementatie Fase Investering (Fasen 2 & 3)
| Activiteit | Uren | Tarief (USD) | Totaal (USD) |
|---|---|---|---|
| Algemene Inrichting Odoo & Licenties (Assistentie) | 10 | $115.00 / hr | $1,150.00 |
| Inrichting Boekhouding Applicatie (20 uur) | 20 | $115.00 / hr | $2,300.00 |
| Inrichting Sales Applicatie (20 uur) | 20 | $115.00 / hr | $2,300.00 |
| Training (Management & Gebruikers) | 15 | $115.00 / hr | $1,725.00 |
| Assistentie bij Opstellen Documentatie | 5 | $115.00 / hr | $575.00 |
| Totaal Implementatie Fase Investering (70 Uren) | ~$8,050.00 | ||
Implementatie Fase Totaal (70 Uren): ~$8,050.00
Implementatie Fase Toekomstige Uitbreidingen (Nader te Scopen)
- Voorraadbeheer (Inventory) & Inkoop (Purchase)
- Klantenportaal / online bestellingen
- Integratie met externe systemen
- Specifieke Custom Development / Odoo Studio aanpassingen
F. Toekomstige Support (Na Implementatie)
Hierbij treffen jullie de support structuur aan die wij aanbevelen na afronding van het hoofdproject (MVP). Het Standard Care Plan is de aanbevolen optie voor kleine tot middelgrote teams.
Standard Care Plan
(Voor 3-8 Gebruikers)
$175 / maand
- 20% Korting op het standaard uurtarief
- Prioriteitsreactie (Gegarandeerd binnen 24u)
- Jaarlijkse Odoo Versie-updates (standaard modules)
- Proactieve systeemmonitoring
- Tweejaarlijkse systeemreview
- Extra Uren: $92.00 / hr
Pay As You Go
(Standaard Uurtarief)
$115 / uur
- Flexibele, pay-as-you-go support
- Best effort reactie (24-48 werkuren)
- Geen proactieve monitoring
- Geen tweejaarlijkse review
- Geen versie-updates inbegrepen
- Geen korting op uurtarief
Scope van Care & Fair Use Beleid
Onze Care Plannen dekken dagelijkse operationele assistentie (9 AM - 5 PM werkdagen), probleemoplossing en functionaliteitsvragen over jullie bestaande setup. We hanteren een Fair Use Beleid, waarbij de maandelijkse vergoeding standaard ondersteuning dekt voor problemen van minder dan 1 uur.
Wat is inbegrepen:
- Oplossen van errors (Troubleshooting)
- Vragen over functionaliteit
- Zorgen voor een soepele werking van het systeem
- Issues met beantwoording onder 1 uur
Wat is niet inbegrepen (wordt afzonderlijk gefactureerd):
- Nieuwe module-implementaties
- Gebruikerstraining & nieuw materiaal
- Nieuwe datamigraties
- Maatwerkontwikkeling of Studio aanpassingen
- Diepgaand strategisch advies
- Serveronderhoud & on-site support
Issues buiten de inbegrepen services worden gefactureerd tegen het geldende uurtarief binnen jullie support plan.
G. Volgende Stappen & Verwachtingen
De volgende stap is de goedkeuring van dit Fase 1: Discovery & Planning pakket.
Om een succesvolle samenwerking te waarborgen, vragen we jullie om ons te helpen met de volgende input voor deze initiële fase:
- Projectmanagement: Een projectmanager aan die de primaire beslissingen kan nemen binnen jullie team.
- Participatie: Tijdige aanwezigheid van jullie belangrijkste team leden (management, verkoop, administratie) voor de on-site workshops (10 uur).
- Technische Toegang: Leesrechten tot jullie huidige administratiesysteem (indien van toepassing) voor de data-analyse, evenals de benodigde administratieve toegang.
Wij zijn ervan overtuigd dat dit de beste eerste stap is en kijken ernaar uit om deze basis samen met jullie te bouwen.
We zien jullie reactie graag tegemoet, zodat we de documentatie kunnen voorbereiden om de inventarisatiefase op te starten!
Met vriendelijke groet,
Team MAKEMYDAY.BIZ
Hartelijk Dank!
Bedankt voor de geboden kans en voor de tijd die jullie hebben genomen om deze offerte te lezen en te begrijpen. Zodra jullie klaar zijn om de Discovery & Planning Fase goed te keuren, sturen wij jullie onze NDA-overeenkomst en de officiële offerte ter ondertekening toe.